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智能檔案柜管理系統

 一、系統簡介

智能檔案管理系統采用非接觸技術實現對檔案的存放、領用和歸還管理。智能檔案柜具備授權管理功能,每一盒檔案上有高頻RFID標簽,通過檔案柜內置讀寫器實現實時盤存和定位。通過管理軟件訪問和查詢所有檔案信息,全方位實現檔案資料的借閱、歸還、查找、盤點等工作的信息化管理。

智能檔案柜


二、系統功能

對位存放:每個檔案盒具有唯一ID標識,須對位存放。錯位存放時系統自動提示核對存放位置,并指示正確的存放位置。
雙重提示通過指示燈和語音播報提示正確領用或歸還檔案。
借還自動記錄功能系統自動識別出入檔案室的檔案,并與人臉門禁識別的人員自動綁定,實現檔案借還自動記錄功能。
借閱流程審批功能提供在線申請審批借閱電子檔案,或預約到檔案館實物借閱。提供在線預約審批功能,查看電子化檔案功能。
查詢分析功能實現檔案的模糊檢索、精確檢索、分類檢索、篩選查詢等;提供檔案數據統計導出功能,包括:檔案查閱情況、借閱時間、借閱人員信息、用戶操作信息、檔案數量明細等信息Excel表格方式導出。
門禁安全功能實現未通過借閱流程的檔案出檔案室報警反饋功能,已通過借閱流程的檔案出檔案室再次確認,系統自動記錄檔案的出庫時間信息。
檔案位置查詢功能具有查詢權限的工作人員可登入系統查詢,輸入檔案的名稱、ID等信息就可以精準定位檔案在某一貨架的第幾行第幾列。
定期管理功能支持設定每份檔案的保管或清點期限,過期自動歸類,并提示管理員進一步操作。
安全管理功能當檔案盒在非正常情況下通過門禁離開檔案室,系統自動報警。
環境監測與調節自動監測檔案室內溫度、濕度、煙霧等環境數據,支持自定義設定告警溫濕度;當檔案室內發生火情時,煙霧傳感器發出報警提示管理人員。當檔案室內溫度或者濕度高過設定的警戒值時,系統會自動啟動空調或抽濕機工作,讓檔案室始終在最合適的存儲環境。

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